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Ihre Vorteile
So einfach geht's
Als Online-Banking-Nutzer der Sparkasse können Sie das Elektronisches Postfach jetzt direkt online freischalten.
Die exklusiven Funktionen sind in den Business-Optionen standardmäßig enthalten. Lassen Sie sich von Ihrer Sparkasse beraten oder schließen Sie eine Business-Option ab, um diese Funktionen und Services zu nutzen.
Signatur und Aufbewahrung
Signatur und Aufbewahrung
Qualifizierte elektronische Signatur
Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Sichere Aufbewahrung
Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
- Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
- Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
- Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
- Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
- Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
- Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Über das Elektronische Postfach erhalten Sie Dokumente und Nachrichten von Ihrer Sparkasse. Dies können beispielsweise Kreditkarten- oder Wertpapierabrechnungen, Änderungen von Bedingungen oder den AGB sein.
Darüber hinaus können Sie Ihrer Sparkasse über das Elektronische Postfach auch Nachrichten schreiben und so per Mitteilung ganz einfach Kontakt zu Ihrem Berater aufnehmen. Und: Es beinhaltet praktische Funktionen, wie eine unkomplizierte Terminvereinbarung.
Das hängt davon ab, welche Dokumente Sie für das Elektronische Postfach aktiviert haben:
- Kontoauszüge für Ihr Giro- oder Tagesgeldkonto erhalten Sie je nach Sparkasse monatlich oder vierteljährlich.
- Kontoauszüge für Ihr Darlehen erhalten Sie jährlich.
- Kreditkartenabrechnungen erhalten Sie jeweils einmal pro Monat.
- Informationen und Abrechnungen zu Ihrem Depot erhalten Sie, sofern Sie Wertpapiere gekauft bzw. verkauft haben oder wenn es beispielsweise zu Ihrem Wertpapier eine Einladung zur Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft gibt.
